Kalea
MemulaiInboxAI AgentProspek & KontakOtomasiAnalitikPengaturanImplementasi
Inbox/Percakapan

Membalas dan Catatan

Cara membalas pelanggan, mengirim file, memakai balasan cepat, menulis catatan internal, menugaskan agen, dan menyelesaikan chat.

Setelah membuka percakapan, Anda bisa membalas pelanggan, berdiskusi dengan rekan lewat catatan internal, menugaskan chat, lalu menandainya selesai.

Fungsi

Kolom tulis di bagian bawah percakapan punya dua tab:

  • Balas: pesan yang dikirim ke pelanggan.
  • Catatan: catatan internal yang tidak terkirim ke pelanggan. Ketik @ lalu nama untuk men-mention anggota tim.

Di bawah kolom tulis ada tombol Kirim file (ikon klip), Balasan cepat (ikon petir), dan AI Copilot (ikon tongkat ajaib) dengan pilihan Sarankan balasan, Perbaiki kalimat, dan Ringkas percakapan. Di bagian atas ada Assign ke…, pemilih Inbox tim, tombol Ambil alih / Serahkan ke AI, dan tombol Selesai.

Manfaat

  • Balas lebih cepat dengan balasan cepat dan saran AI.
  • Rekan yang di-mention mendapat notifikasi dan bisa membuka serta membalas chat itu.
  • Pembagian tugas jelas: setiap chat punya penanggung jawab.
  • Survei kepuasan opsional saat chat selesai.

Langkah-langkah

  1. Balas pelanggan. Di tab Balas, tulis pesan lalu tekan Enter atau klik Kirim. Shift+Enter membuat baris baru.
  2. Kirim lampiran. Klik ikon klip (Kirim file) lalu pilih file.
  3. Pakai balasan cepat. Ketik / di kolom tulis, pilih kode dengan panah atau klik. Lihat Balasan cepat.
  4. Tulis catatan internal. Pindah ke tab Catatan, ketik catatan (mis. "Pelanggan minta ukuran kue 20 cm"), lalu klik Simpan catatan. Ketik @ untuk memilih anggota tim yang ingin diberi tahu.
  5. Tugaskan ke agen. Klik Assign ke… di atas percakapan dan pilih agen. Pilih Lepas assignment untuk melepasnya.
  6. Pindahkan ke inbox tim. Bila perusahaan memakai inbox tim, pilih inbox pada pemilih Inbox tim di atas percakapan. Pilihan Utama mengembalikan ke Kotak Masuk Utama.
  7. Selesaikan percakapan. Klik Selesai, lalu pilih Selesai + kirim survei kepuasan (pelanggan diminta menilai 1-5) atau Selesai tanpa survei. Untuk membukanya lagi klik Buka lagi.

Percakapan dengan tab Balas dan Catatan, tombol Assign, dan tombol Selesai
Percakapan dengan tab Balas dan Catatan, tombol Assign, dan tombol Selesai

Tips

Tips

Mention hanya bisa dipakai di tab Catatan. Bila Anda mengetik @ di tab Balas, Kalea menawarkan Pindah ke Catatan.

Catatan

Bila AI sedang menangani percakapan, mengirim balasan manual akan mengambil alih dari AI.

Selanjutnya